PALU, LPMQALAMUN.com – Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan efisiensi administrasi birokrasi di lingkungan kampus, Kepala Bagian (Kabag) Administrasi dan Akademik, Hj. Raoda, S.Ag., M.Pd.I, menjelaskan alur tentang persuratan, indikator keberhasilan, adopsi teknologi digital, serta tantangan dalam proses birokrasi. Penjelasan ini memberikan gambaran tentang upaya institusi dalam mewujudkan pelayanan yang cepat dan efisien.
Raoda menjelaskan bahwa seluruh tata cara persuratan, baik surat yang masuk dari Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Organisasi Kemahasiswaan (OKM), maupun dinas luar, diproses terlebih dahulu di bagian tata usaha umum.
“Setiap surat yang masuk akan diproses di bagian umum dan dibuatkan lembar disposisi. Di dalam lembar tersebut telah tercantum nama-nama pejabat seperti rektor, warek I, warek II, hingga kepala biro,” jelasnya saat diwawancarai oleh Kru LPM Qalamun pada Rabu (05/11/2025).
Lebih lanjut, ia menambahkan untuk urusan yang lebih sederhana seperti peminjaman gedung atau kendaraan, proses surat dapat langsung melalui warek II ke kabag administrasi untuk ditindaklanjuti agar mempercepat prosedur dan menghindari alur yang panjang.
Terkait dengan indikator keberhasilan administrasi birokrasi, Raoda menegaskan bahwa kecepatan, keramahan, dan ketetapan waktu menjadi prioritas utama.
“Kita berada di bagian pelayanan, sehingga keinginan orang yang kita layani yaitu pelayanan yang cepat, ramah, dan tepat waktu sehingga hal-hal itu yg menjadi indikator utama keberhasilan administrasi,” tegasnya.
Sementara itu, Raoda juga menyeroti penggunaan teknologi digital turut mendukung kecepatan pelayanan dalam sistem administrasi maupun bagian keuangan. Misalnya Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAN) untuk pengelolaan aset dan laporan keuangan, dan Sistem Informasi Persuratan (SIRATA), sistem ini bekerja agar setiap surat yang masuk akan di-scan dan diarsipkan secara digital.
“Sekarang hampir semua proses sudah dilakukan secara digital. Kami juga sedang menyiapkan penggunaan aplikasi Srikandi, namun masih menunggu izin dan pelatihan dari Kementerian Agama. ke depan, diharapkan tidak ada lagi proses surat-menyurat secara manual,” ungkapnya.
Ia juga menanggapi pandangan terhadap proses birokrasi yang sering dianggap lambat dan berbelit-belit, menurutnya bahwa hal tersebut biasanya disebabkan oleh ketidakhadiran rektor.
“Terkadang faktor utamanya adalah ketiadaan rektor, biasanya surat bisa bermalam sampai 1 hari,” ujarnya.
Terakhir, Raoda menyebutkan bahwa koordinasi utama dalam tata persuratan berada di bagian tata usaha umum, sementara prosedur kenaikan pangkat diatur oleh bagian kepegawaian untuk memastikan kelancaran proses birokrasi.
“Untuk urusan tata persuratan dikoordinasikan oleh bagian tata usaha umum, sedangkan untuk hal-hal seperti kenaikan pangkat ditangani oleh bagian kepegawaian,” tutupnya.
Wartawan Magang: N1ka, Eireen, Luna
